WOPA

Was ist WOPA?

WOPA ist ein WhatsApp-basierter Rechnungsassistent für britische Handwerker. Damit lassen sich Rechnungs-PDFs aus einer Chatnachricht erstellen, die Rechnung per E-Mail versenden und die Zahlungsnachverfolgung direkt in derselben WhatsApp-Konversation verwalten.

Das Produkt soll den Verwaltungsaufwand nach erledigtem Auftrag reduzieren. Nutzer beschreiben Auftrag, Kunde und Betrag in einfachem Englisch und prüfen dann einen Entwurf, bevor sie ihn senden. WOPA verfolgt außerdem offene Rechnungen und kann nach einem Zeitplan höfliche Erinnerungen senden, bis die Rechnung als bezahlt markiert ist.

WOPA konzentriert sich derzeit auf den Rechnungsworkflow statt auf die vollständige Buchhaltung. Es unterstützt Rechnungsdetails wie VAT, CIS und Felder für die Construction Reverse Charge und bietet 3 kostenlose Rechnungen pro Monat ohne Kreditkarte zum Start.

Hauptfunktionen

• Rechnungsentwürfe aus WhatsApp-Nachrichten in einfachem Englisch erstellen, wodurch die Eingabe in eine separate App oder Tabelle entfällt.
• Rechnungen vor dem Versand in der Vorschau prüfen und freigeben, damit Kunde, Betrag, Fälligkeitsdatum und Bankdaten zuerst kontrolliert werden können.
• PDF-Rechnungen direkt aus WhatsApp per E-Mail an Kunden senden und den Empfängern ein professionelles Rechnungsformat mit Zahlungsdetails geben.
• Offene Rechnungen verfolgen und Fragen wie „wer hat nicht bezahlt?“ stellen, um ausstehende Beträge und Zahlungsverzug zu sehen.
• Automatische Erinnerungsnachfassungen nach 7, 14 und 28 Tagen senden, mit der Option, sie zu pausieren, als bezahlt zu markieren oder auszuschalten.
• VAT-, CIS- und Construction-Reverse-Charge-Felder unterstützen, wodurch es für bestimmte britische Rechnungsfälle im Handwerk geeignet ist.
• Einen WhatsApp-only-Workflow ohne Download einer App bieten, plus Desktop-Zugriff per QR-Scan.

So nutzt man WOPA

Beginnen Sie, indem Sie WhatsApp öffnen und WOPA mit den Auftragsdetails, dem Kundennamen und dem Rechnungsbetrag anschreiben. WOPA erstellt einen Entwurf und fragt nach fehlenden Angaben.

Prüfen Sie den Rechnungsentwurf, bestätigen Sie die Details und antworten Sie zum Versenden. Nachdem die Rechnung per E-Mail verschickt wurde, verfolgt WOPA den Zahlungsstatus weiter und kann automatisch Erinnerungen senden, bis die Rechnung bezahlt oder gestoppt wird.

Anwendungsfälle

• Ein Einzelunternehmer, der unmittelbar nach einem Auftrag eine Rechnung erstellen und versenden möchte, ohne auf Buchhaltungssoftware umzusteigen.
• Ein Handwerker, der überfälligen Rechnungen nachgehen muss und einfach sehen will, welche Kunden noch Geld schulden.
• Eine kleine GmbH, die die Rechnungsstellung in WhatsApp behalten, Kunden aber dennoch eine PDF-Rechnung mit Bankdaten per E-Mail schicken möchte.
• Ein Elektriker, Klempner, Bauunternehmer oder ein ähnlicher Betrieb, der Rechnungsfelder für VAT, CIS oder Construction-Reverse-Charge benötigt.
• Ein Nutzer, der eine Rechnung direkt im Chat als bezahlt markieren möchte, damit automatische Erinnerungen stoppen, ohne ein separates Dashboard zu brauchen.

FAQ

Benötigt WOPA eine separate App? Nein. Das Produkt ist für die Nutzung in WhatsApp ausgelegt, und auf der Seite steht, dass keine App heruntergeladen werden muss.

Kann ich es vor der Bezahlung testen? Ja. Auf der Seite steht, dass Sie kostenlos mit 3 Rechnungen pro Monat starten können und keine Kreditkarte erforderlich ist.

Wie werden Rechnungen an Kunden gesendet? WOPA sendet im WhatsApp-Workflow eine PDF-Rechnung per E-Mail.

Kann WOPA unbezahlten Rechnungen automatisch nachgehen? Ja. Auf der Seite werden Erinnerungsnachfassungen nach 7, 14 und 28 Tagen beschrieben, mit der Möglichkeit, sie zu pausieren oder zu stoppen, wenn eine Rechnung bezahlt ist.

Ist WOPA vollständig Making Tax Digital-kompatibel? Noch nicht. Auf der Seite steht, dass WOPA MTD-fähige Workflows entwickelt und die HMRC-Anforderungen untersucht, aber auch, dass es derzeit weder von HMRC anerkannt noch MTD-kompatible Software ist.

Alternativen

• Klassische Rechnungssoftware wie Xero, QuickBooks oder ähnliche Buchhaltungstools. Diese bieten meist umfangreichere Funktionen für die Buchhaltung, erfordern aber die Arbeit in einer dedizierten App oder einem Web-Dashboard statt in WhatsApp.
• Allgemeine E-Mail-basierte Rechnungsvorlagen oder PDF-Generatoren. Diese können Rechnungen erstellen, bieten aber nicht denselben chatbasierten Entwurfsprozess oder den automatisierten Erinnerungsablauf wie WOPA.
• Tabellenkalkulationen plus manuelle Erinnerungen. Dieser Ansatz kann flexibel und günstig sein, hängt aber davon ab, dass der Nutzer Rechnungen selbst erstellt, versendet und nachverfolgt.
• Andere geschäftliche Assistenten auf Messaging-Basis, sofern verfügbar. Auch sie können den App-Wechsel reduzieren, unterscheiden sich aber darin, ob sie sich auf Rechnungen, Erinnerungen, Buchhaltung oder allgemeinere Geschäftsaufgaben konzentrieren.