Zeya

Was ist Zeya?

Zeya ist eine KI-Frontdesk-Plattform für Kliniken, die Klinikabläufe über WhatsApp und ein bestehendes EMR automatisiert. Sie verbindet sich mit Ihren aktuellen Systemen, um Termin- und Patientenkommunikations-Workflows zu steuern, EMR-integrierte Prozesse auszuführen und revenue-fokussierte Analysen bereitzustellen – mit dem Ziel, den administrativen Aufwand zu reduzieren, ohne Workflow-Wechsel oder Datenmigration.

Der Kernzweck von Zeya ist die End-to-End-Automatisierung von Frontdesk-Aufgaben (von der Beantwortung von Patientenanfragen bis zur Verwaltung von Erinnerungen und operativen Schleifen), während Ihr Team die Kontrolle über die Patientenerfahrung behält. Das Produkt wird als „AI Clinic OS“ positioniert mit mehreren Modulen, die auf Ihrem bestehenden EMR und WhatsApp zusammenarbeiten.

Wichtige Funktionen

• WhatsApp-first Patienten-Inbox (Zeya Converse): Automatisiert sofortige Antworten auf Patientennachrichten rund um die Uhr, inklusive smarter FAQ-Automatisierung, Terminbuchung & -bestätigung sowie smarter Triage/Eskalation.
• Einheitliche Nachrichten über Kanäle hinweg: Unterstützt nicht nur WhatsApp, sondern auch Facebook Messenger, Instagram DM, SMS und E-Mail in einer einzigen Inbox.
• EMR-integrierte Operationsschicht (Zeya Automate): Liest und schreibt in Ihr EMR, um komplexe Klinik-Workflows end-to-end mit Automatisierungen wie smarten Erinnerungen, Umbuchungsschleifen, digitalen Wartelisten und Follow-ups (inkl. Nachbehandlungs-/Paket-Follow-ups) auszuführen.
• Versicherungs-Claims-Automatisierung: Automatisiert Teile des Claims-Workflows, indem Behandlungsdaten aus dem EMR gesammelt, Claim-Formulare ausgefüllt und Follow-up-Schritte verwaltet werden.
• Revenue-Intelligence-Dashboard (Zeya Analytics): Bietet ein Echtzeit-Revenue-Dashboard, Stornoverfolgung und -Wiederherstellung, Patienten-Engagement-Heatmaps, Empfehlungen zu Terminlücken und wöchentliche handlungsrelevante Insights.

So nutzen Sie Zeya

1. Mit einem Demo-/Onboarding-Gespräch starten: Die Website lädt Kliniken ein, eine Demo anzufordern.
2. Zeya mit bestehenden Systemen verbinden: Zeya sitzt auf Ihrem bestehenden EMR und WhatsApp; es erfordert keinen Wechsel der Telefonnummer oder Migration.
3. Modul-Workflows aktivieren: Die WhatsApp-Inbox-Automatisierungen, EMR-Workflow-Automatisierungen und Analysen/Revenue-Insights nach Bedarf einsetzen.
4. Schnell live gehen: Zeya gibt an, dass Automatisierungen innerhalb von 48 Stunden laufen können.

Anwendungsfälle

• Terminanfragen nach Feierabend: Wenn Patienten spätabends oder am Wochenende die Klinik anschreiben, antwortet Zeya automatisch, erfasst die Buchungsabsicht und bestätigt Termine.
• Buchung mit versicherungsbezogenen Fragen: In WhatsApp-Gesprächen kann die KI Fragen bearbeiten (z. B. ob die Klinik MediShield akzeptiert) und die Buchung bestätigen, inkl. Erinnerungen (z. B. 24 Stunden vor dem Termin).
• Terminstornierungen durch Umbuchungsschleifen reduzieren: Bei Stornierungen löst Zeya digitale Wartelisten und Umbuchungs-Workflows aus, um Lücken zu füllen und Stornowiederherstellung zu unterstützen.
• Proaktiver Kontakt zu überfälligen Patienten: Unter Nutzung der Besuchsdaten aus dem EMR (z. B. geplante Check-ups oder Pakete) kann Zeya Patienten anschreiben, bevor sie abwandern, und Follow-up-Buchungen anregen.
• Versicherungs-Claims-Vorbereitung und Follow-up automatisieren: Für Kliniken, die Claims bearbeiten, automatisiert Zeya Vorbereitungsschritte, indem Behandlungsdaten aus dem EMR für Formulare gezogen und Follow-up-Prozesse verwaltet werden.

FAQ

• Wie integriert sich Zeya mit meinen Kliniksystemen? Zeya sitzt auf Ihrem bestehenden EMR und WhatsApp und liest/schreibt im EMR, um Automatisierungen zu betreiben.

• Muss ich auf eine neue Telefonnummer wechseln oder Daten migrieren? Die Website gibt an, es gibt keine Migration und keinen Wechsel (keine neue Nummer), um Störungen für Ihr Team zu vermeiden.

• Welche Kanäle unterstützt Zeya für Patientennachrichten? Das Produkt nennt WhatsApp plus Facebook Messenger, Instagram DM, SMS und E-Mail, konsolidiert in einer Inbox.

• Wie schnell können wir live gehen? Die Website gibt live in 48 Stunden an, und Automatisierungen können innerhalb von 48 Stunden laufen.

• Mit welchen EMR-Systemen funktioniert Zeya? Die Website listet Integrationen wie Plato, SGiMED, Cliniko, Zanda und Epic auf und ergänzt „und mehr“.

Alternativen

• EMR-integrierte Patienten-Nachrichtentools und Automatisierung (Kategorie-Alternative): Tools, die direkt mit einem EMR integriert sind, um Erinnerungen und Follow-ups zu automatisieren, decken Teile der Workflow-Automatisierung von Zeya ab, konzentrieren sich aber typischerweise stärker auf EMR-seitige Prozesse und weniger auf einen Multi-Channel-Patienten-Inbox.
• Klinik-Callcenter / konversationelle KI für Terminbearbeitung (Kategorie-Alternative): Chat-basierte Frontdesk-Automatisierung kann Anfragen und Buchungsabsichten bearbeiten, bietet aber möglicherweise nicht dieselbe EMR-Write-Back-Automatisierung (z. B. Wartelisten, Umbuchungsschleifen, Versicherungs-Claim-Workflows) und Analysen wie hier beschrieben.
• Terminplanungs- und digitale Wartelisten-Software (Kategorie-Alternative): Planungsplattformen können verpasste Buchungen durch Verfügbarkeit und Wartelisten reduzieren, erfordern aber separate Systeme für WhatsApp-Gespräche, EMR-Workflow-Ausführung und Versicherungs-Claim-Automatisierung.
• Business-Intelligence-/Reporting-Dashboards für Kliniken (Kategorie-Alternative): Reporting-Tools können Stornierungen und Engagement tracken, automatisieren aber möglicherweise nicht die operativen Schritte mit EMR und Patientennachrichten, die Zeya übernimmt.