Double

Was ist Double?

Double ist Praxismanagement-Software für Buchhalter und Steuerberater. Sie kombiniert Month-End-Close-Workflows mit Client-Kollaboration, damit Kanzleien Transaktionen prüfen, Arbeitsprozesse standardisieren und mit Klienten in einem System kommunizieren können.

Das Produkt ist mit QuickBooks und Xero integriert und konsolidiert gängige Praxistätigkeiten – wie Transaktionsprüfung, Aktenprüfung, Task-Tracking und Client-Reporting – in einem einzigen clientenzentrierten Arbeitsbereich.

Wichtige Funktionen

• QuickBooks- und Xero-integrierter Month-End-Close: Unterstützt einen Month-End-Workflow, der mit Buchhaltungsdaten verbunden ist, damit Änderungen geprüft und synchronisiert werden können.
• Client Portal für sichere Kommunikation: Bietet ein markenoptimiertes Portal, in dem Klienten antworten können und Praxiskommunikation zentral verwaltet wird.
• Transaktions- und bankfeedbasierter Workflow: Ermöglicht das Stellen von Fragen direkt aus dem Bankfeed und die Bearbeitung von Antworten.
• Automatisierte Erinnerungen und Client-Nachverfolgungen: Plant E-Mail- oder SMS-Erinnerungen, um manuelle Nachhaken zu reduzieren.
• File Reviews mit standardisierten Vorlagen: Erfasst und korrigiert gängige Buchungfehler, synchronisiert Updates zurück zu QuickBooks/Xero und standardisiert Prüfungen kanzleienweit.
• 1099-Workflow-Management: Verfolgt Lieferanten, fordert W-9s an, identifiziert fehlende W-9s und unterstützt den Export/Upload von 1099-Daten in Abgabesoftware.
• Individuelle Management-Reporting: Erzeugt Berichte inklusive einseitiger Executive Summary und anpassbarer KPIs/Visuals, die im Client Portal veröffentlicht werden können.
• Task-Management: Erstellen wiederkehrender oder einmaliger Tasks, Organisieren mit Abschnitten und Tags sowie Tracking des Teamfortschritts in einer kanzleienweiten Übersicht.
• Integrierter E-Mail-Client und Kommunikationshistorie: Umfasst einen E-Mail-Client zum Kommentieren oder Fragen in E-Mail-Threads, Umwandeln von E-Mails in Tasks und Anzeigen geteilter E-Mail-Historie pro Client.
• Tiefgehende Zapier-Integration: Ermöglicht stark anpassbare Automatisierungen über Zapier.
• Team- und Zugriffssteuerung (Benutzerrechte): Beinhaltet Benutzerrechte für den Team-Einsatz.

So nutzen Sie Double

Verbinden Sie zunächst Ihren Buchhaltungsworkflow mit QuickBooks oder Xero, damit Double Ihren Month-End-Close und die Transaktionsprüfung unterstützen kann. Richten Sie dann Client-Arbeitsbereiche über das Client Portal ein.

Führen Sie anschließend Month-End-Tasks durch, indem Sie Transaktionsaktivitäten prüfen (inklusive Fragen aus dem Bankfeed und Bearbeitung von Client-Antworten), nutzen Sie File Reviews zur Standardisierung von Buchungsprüfungen und verfolgen Sie Nachhaken mit automatisierten Erinnerungen. Schließen Sie ab, indem Sie Management-Reports im Client Portal veröffentlichen und Tasks sowie integrierte E-Mail-Historie für die Team-Kollaboration einsetzen.

Anwendungsfälle

• Month-End-Close-Workflow für eine Buchhaltungskanzlei: Zentralisieren der Transaktionsprüfung und Client-Antworten im Client-Arbeitsbereich, während das Buchhaltungssystem (QuickBooks/Xero) mit Prüfungsergebnissen synchronisiert bleibt.
• Standardisierung der Buchungsprüfung im Team: Anwenden anpassbarer File-Review-Vorlagen, um gängige Buchungsfehler konsistent zu erfassen und Updates zurück zu QuickBooks/Xero zu übertragen.
• Laufendes Lieferantenmanagement für 1099-Vorbereitung: Verfolgung von Lieferanten über das Jahr, Anfordern und Verifizieren von W-9s, Identifizieren fehlender W-9s sowie Export/Upload von 1099-Daten für die Abgabe.
• Client-Kommunikation und schnellere Response-Loops: Fragen direkt im Client Portal oder aus Transaktions-/Bankfeed-Kontext stellen, E-Mail-/SMS-Erinnerungen für Nachhaken nutzen und geteilte E-Mail-Historie pflegen.
• Clientgerechtes Reporting: Erstellen einseitiger Executive Summaries und clientenspezifischer KPIs/Visuals, dann Berichte direkt im Portal jedes Clients veröffentlichen.

FAQ

• Integriert sich Double mit Buchhaltungsplattformen? Ja. Double ist mit QuickBooks und Xero integriert und synchronisiert Änderungen zurück zu diesen Plattformen.

• Welche Kommunikationsoptionen gibt es für die Zusammenarbeit mit Klienten? Double umfasst einen Client Portal für sichere, individuell gebrandete Kommunikation sowie einen integrierten E-Mail-Client, der Kommentare/Fragen in E-Mail-Threads unterstützt und eine gemeinsame E-Mail-Historie bietet.

• Wie unterstützt Double die Prüfung von Dateien und Transaktionen? Double enthält File Reviews, die gängige Codierungsfehler automatisch erkennen und korrigieren sowie standardisierte Prüfungsarbeit mit anpassbaren Vorlagen erleichtern.

• Wie werden Aufgaben in Double verwaltet? Benutzer können wiederkehrende oder einmalige Aufgaben erstellen, sie mit Abschnitten und Tags organisieren und den Teamfortschritt in einer firmenweiten Übersicht verfolgen. E-Mails können auch in Aufgaben umgewandelt werden.

• Kann Double bei 1099-Workflows helfen? Ja. Es unterstützt die Verfolgung von Lieferanten, das Anfordern von W-9s, das Erkennen fehlender W-9s sowie das Exportieren/Hochladen von 1099-Daten in Abgabewerkzeuge.

Alternativen

• Workflow-Tools für Buchhaltungspraxen (Klientenkommunikation + Aufgabenmanagement): alternative Softwarekategorien, die Klienten-Nachrichten und interne Aufgabenverfolgung bündeln, aber möglicherweise nicht dieselbe integrierte Bank-Feed-Transaktionsbefragung oder File-Review-Workflow bieten.
• Allgemeine Workflow-Automatisierungsplattformen (z. B. Zapier-zentrierte Setups mit individuellen Prozessen): können Erinnerungen und Weiterleitungen automatisieren, erfordern aber typischerweise mehr manuelle Konfiguration, um einen einheitlichen Month-End-Close und Reporting-Erlebnis nachzubilden.
• Standalone-Reporting- und Dashboard-Tools: nützlich für Management-Reporting, decken aber meist keine Transaktionsprüfung, Client Portals oder Buchhaltungssynchronisation als vollständigen Praxismanagement-Workflow ab.
• E-Mail + Tabellenkalkulation-basierter Month-End-Close: üblich bei kleineren Kanzleien, fehlt aber generell zentrale Client-Portal-Antworten, standardisierte File-Review-Vorlagen und integrierte E-Mail-zu-Aufgabe-Workflows.